なんて言えば？
今年もお中元シーズン到来。
会社の一員となって社会に出たらお中元は避けては通れません。
大事な取引先やお世話になっている業者さんなどのビジネス関係からもいただくことでしょう。
社長や個人あてなら直接関係はない。
でも、あなたのいる部署あてだったり、担当している取引先からだったら人ごとではありません。
新入社員が上司からお礼の電話をするよう言いつかったらもう頭は真っ白。
なんて言えばいいの？
なんてあせる前ににひととおりの流れをおぼえちゃいましょう。
メールなどで会社間のやり取りがだいぶかんたんになりましたね。
でも、ビジネスのなかでは電話がまだまだ主流。
いただいたお中元への電話でのお礼のことば、電話のマナーなどご紹介します。
早めにかけたいお礼の電話 でもあわててかけたら失敗の元
お中元のお礼として1番のマナーは封書やハガキでお礼状を送ること。
とくにビジネス間ではあたりまえのマナーとしておぼえておくべき。
電話でのお礼はあくまでも「取り急ぎ」の意味。
届いたことと、いただいたことへのとにかく先にお礼を申し上げるってことなんです。
相手先にお礼の電話をかけることもりっぱな仕事。
失礼のないようにそつなくこなしたいもの。
まずはおちついて相手先の電話番号、社名、部署、個人的な名前が書いてあればそのよみかたなどをチェック。
読みまちがいはとても失礼にあたるので。
そして、電話というのは相手の時間をいただくこと。忙しいであろう朝一番や昼休み、帰社時間は避けましょう。
一般的に電話を切るときはかけた方から切るのがマナー。
でも、取引先やビジネス関係ならひと呼吸おくくらいの余裕を持って。
まちがってもガチャン！なんて切らないでくださいね。
ゆっくり受話器を置く、または指でフックを押すことを心がけて。
電話の前に流れをイメージしてみよう
次は会話の流れ。
- まずはこちらの会社名と自分の名前を名のる
- 担当の方と代わってもらう
- 担当の方にもう1度社名と名前を
- いただいたお中元へのお礼を言う
- 相手先への気づかいのことば
- 電話でのお礼であることをつたえる
取引先へのお中元の電話でお礼！文例
△△会社の◯◯と申します。
今お時間をいただいてよろしいでしょうか。
このたびは結構なお中元のお品をいただき、まことにありがとうございます。
こちらこそいつもお世話になっておりますのに、お心づかいに大変恐縮しております。
今後ともよろしくお願いいたします。
まだまだ暑い日が続きますが皆々さまご自愛くださいませ。
取り急ぎお礼の電話をさせていただきました。
お時間をいただき、ありがとうございました。
では、失礼いたします」
と、こんな感じでしょうか。
相手からの返しもあるのですべてがこのかぎりではありませんが。
相手からの返しとしては、こちらの感謝のことばに「つまらないものを、お口汚しの品で…。」
などへりくだった言いまわしをしてくることがほとんど。
そこは、「とんでもございません」や「ご丁寧にありがとうございます」できりぬければOK。
自分へのいただきものと脳に思わせることが大事
私もいただきものへのお礼の電話をすることがよくあります。
はじめの頃はうまいことを言おうとして失敗したこともしばしば。
緊張のあまり声が小さくなって何度も聞き返されたり。
でもはじめからうまくなんてなかなかできない。
こればっかりは慣れるしかないと思っています。
1番大事なことは心からありがたいと思うこと。
あなたも、なにかプレゼントされたらありがとうの気持ちを伝えますよね。
そう思えばいいんです。
自分にいただいたものと頭のスイッチをきりかえる。そう思うことで意外に堂々とできるものなんです。
上司に言われてイヤイヤだったり、うわべだけのことばって絶対バレちゃうもの。
ちょっとくらい丁寧語がおかしくなってもいいんです。
本当に感謝していることを心から伝えること。
それが1番大事。
あと１つ注意点。
ぜひ皆さまでお召し上がりくださいなどと言われたときに「すみません、ありがとうございます」なんてつい言ってしまいがち。
恐縮するとついすみませんって言ってしまうのは日本人の悪いくせ。
すみませんの代わりに「恐れ入ります」を使うようにしてみてください。
これだけでかなり社会人上級者になれるはず。
取引先へお中元の電話でお礼！の まとめ
たかが電話。
されど電話。
ビジネスにおいて電話はとても大事なツール。
時として、会社の代表となることもあります。
お礼の電話１つも自分のこととおきかえてとりくみたいもの。
慣れないうちは緊張しがち。
落ち着いて、流れをしっかり頭に入れておきましょう。
言いたいことをまくしたてず、相手のことばもちゃんと聞く余裕を持って。
電話は相手あってのものなので、そのたびに臨機応変に対応したいですね。
