お歳暮を頂いたら、お礼状を出すのは、大人としての常識になっています。
個人はもちろんですが、会社としてお歳暮を頂いたら必ずお礼状を出さなければ、信用に関わる問題になります。
会社と会社の付き合い以外にも、個人の方が会社にお歳暮を送ってくる事があります。
その個人が純粋な親類縁者である場合は少ないでしょう。取引先の会社の方が、個人名で送ってくる事もあります。1人の個人を1つの会社と同等に考えなくてはならないのです。
お礼状1通を、出さなかったばかりに礼儀を知らない、信用にかける会社だと思われてはつまらないですよね。
今回は個人から頂いたお歳暮に対して、会社としてお礼状を書く時の注意事項について解説したいと思います!
お歳暮のお礼状に欠かせない要素とは
お礼状で大切なのは、
- お歳暮がキチンと届いた事。
- お歳暮を頂いた事に対する感謝の気持ち。
を伝える事です。
これは、個人であっても会社であっても変わりません。
- 頭語と結語には、「拝啓」「敬具」を使う。
- 時候の挨拶を入れる。
これも個人のお礼状のやり取りと変わらないのですが、表現の方法がかなり固くなります。不安な人はネットや本で調べて下さい。
会社に1冊は、そう言う本が備えてあると思いますが、無ければ自分で用意しても良いですね。文例がたくさん載っていて、読んでいると中々楽しいですよ。
最初からお歳暮のお礼状が書ける人はいない?
そんな引き写しで大丈夫なのか、と思うかも知れませんが、大丈夫です。そんな堅苦しい文章を最初からスラスラ書ける人はいません。慣れてきたら、徐々に時候の挨拶などでオリジナリティーを出しましょう。
なおお礼状は、白無地の便箋に縦書きするのが、最も丁寧とされています。ですが、ビジネスでは横書きもかなり容認されているようですし、お歳暮を頂く数が多い場合は、印刷されたお礼状も広く使われているようです。その会社での方法があるでしょうから、それに従うようにしましょう。
つまり先輩がいるなら、先輩に聞きましょう。お礼状ができたら、チェックもしてもらって下さい。もし、何か間違いがあっても見つけてもらえますし、間違いに気が付かなかったとしても、自分だけの責任ではなくなります。これは責任転嫁ではなく、お礼状を書く時に萎縮しないようにするためです。
実際にお礼状を書いてみた
師走の候、〇〇様に於かれましては、益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度は結構な〇〇を頂き、誠にありがとうございます。〇〇様のご配慮に厚く御礼申し上げます。
これから年末に向け、寒さが厳しくなります。〇〇様に於かれましては、どうかご自愛くださいますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書面にて御礼申し上げます。
敬具
私が会社から個人に宛てたお礼状を書くとしたら、こんな感じです。会社として出すものなので、どうしても事務的になりますが、個人宛と言う事で、
- 相手の名前を入れる。
- 最後に相手の体調を気遣う挨拶を入れる。
少しでも相手に寄り添うお礼状にするために、この2点に気を使いました。
私がビジネスのお礼状に入れたい一言
最後の一文【略儀ながら…】は普段ほとんど使う事が無い文章です。本当は直に会ってお礼を言わなくては行けないのですが、手紙で失礼しますと言っているわけです。
このご時世、手紙を書くこと自体が少なくなっていますから、【略儀ながら…】は本音にそぐわないのです。私としては、メールや電話に比べると、ちっとも略儀ではないのです。
しかし会社としてお礼状を出すなら、相手に失礼があっては話がややこしくなりますから、念には念を入れ【略儀ながら…】の一文を付け加えると良いでしょう。
お歳暮の礼状【まとめ】
自分が個人的に頂いたお歳暮に対するお礼状なら、何か間違いがあってもそんなに大きな問題にはならないでしょう。
しかし、会社として頂いたお歳暮に対してお礼状を出す場合は、お礼状を書くのは自分自身でも、会社を背負って書くことになります。
これは慣れない人にとっては、中々の重荷です。
だから、インターネットや実例集の力を借りて、先輩や上司に責任も分担してもらってお礼状を出しましょう。
繰り返しになりますが、注意点は次の5点です。
- お歳暮がキチンと届いた事。
- お歳暮を頂いた事に対する感謝の気持ち。
- 頭語と結語は「拝啓」「敬具」を使う。
- 時候の挨拶を入れる（ビジネスでは表現が固くなるので、キチンと調べて書く）。
- 最後に【略儀ながら書面にて失礼致します】の一文を加える。
たとえそれが仕事であっても、感謝の気持ちを相手に伝えるのは、気分が良いものですよ!
